جلسه سوم از آموزش حسابداری با نرم افزار پارمیس همراه

درود بر عزیزان ،امروز از منوی اصلی نرم افزار قصد معرفی بخش حساب ها را دارم  در این بخش که همانا بخش اصلی است و نیاز به دقت بیشتر در تنظیم آن می باشد مقدمات اصلی برای انجام عملیات حسابداری می باشد و تنظیم آن موجب تسریع در امر حسابداری و تهیه گزارشات خواهد شد .
بدینمنظور لازم  است با برخی از انواع حساب ها آشنا شوید :

اگر تا کنون با نرم افزار کار کرده باشید دقیقا با دسته بندی ها در این نرم افزار آشنا شده اید .اما در منوی تنظیم حساب ها برای سهولت این دسته بندی آمده است .این دسته بندی ها عبارتند از هزینه ها ، درآمدها ، صندوق ها ، بانک ها ، دارائی ها ، بدهی ها ، اشخاص و غیره ، اعضا منزل و سرمایه که امیدوارم همه را بیان کرده باشم .اگر همه موارد نبودند بخاطر تنبلی من است و خللی در آموزش منو حسابداری پارمیس نخواهد داشت .
اما

حساب ها در حسابداری به سه دسته تقسیم می شوند :
حساب کل : حسابی است که در آن ثبت تمام فعالیت های مختلف و حساب هائی که در دسته آن حساب کل قرار می گیرند را مدیریت می کند .

حساب معین : اصطلاحی است که به موارد و حساب های موجود در حساب کل است اطلاق می شود .
حساب تفصیلی و یا جزئی :  که اصطلاحی است جدیدا در حسابداری شنیده می شود و در حسابداری قدیم موجود نبود و بخاطر کنترل دقیق تر از آن استفاده می شود .

برای درک این مفاهیم به طرح مثالی می پردازیم :
در این نرم افزار  برای شناخت حساب کل  به گونه ای متفاوت از  نرم افزارهای کامپیوتری است .در هنگامی که ما منوی حساب ها را می گشائیم دسته های مختلفی را می بینیم که در واقع این دسته بندی ها خود حساب کل محسوب می شوند .و با انتخاب هر کدام از این حساب ها زیر مجموعه این حساب ها در واقع حساب معین هستند وقتی که این حساب ها را انتخاب می کنیم در واقع حساب های جزئی و یا تفصیلی را می توانیم مشاهده کنیم .به دلیل اندرویدی بودن سعی شده که حسابداری بصورت دسترسی آسان برای کاربران باشد به همین دلیل برخی از دفاتر حذف و یا سهل الوصول تر شده است و در این نرم افزار ها سعی شده که نتیجه و مانده حساب ها شفاف باشد .حالا ما حساب کل هزینه ها را داریم که با انتخاب آن منوی حساب های معین  داریم که با انتخاب هر کدام از این حساب های معین در واقع ما حساب های جزئی را می گشائیم .در منوی هزینه ها که حساب کل هستند ما حساب معین مسکن را داریم که با انتخاب این حساب معین در واقع هزینه های جزئی و تفصیلی اعم از قبض گاز و برق و غیره را داریم و با ثبت اطلاعات دقیق در واقع ضمن داشتن مبالغ هزینه کل با مراجعه به حساب هزینه معین ما می توانیم هزینه های مسکن را در یک نگاه بدانیم و اگر نیاز به دانستن هزینه های ریز برق و غیره باشیم لاجرم منوی هزینه جزئی برق و یا مربوطه را می گشائیم .تا هزینه مربوط را مشاهده کنیم و در برآورد هزینه های آتی برنامه دقیق برای خود پیش بینی نمائیم .
از نظر این حقیر حساب های کل و معین و تفصیلی مربوط به هزینه ها و درآمدها کامل هستند و نیازی به ایجاد حساب نیست .اما اگر مواردی را بخواهیم بیفزائیم امکان افزودن حساب معین و سپس تفصیلی فراهم است .. پس حساب هزینه ها و درآمدها همانطور که در بخش اول گفتیم همانا حساب های موقت هستند که در دوره مالی تشکیل می شوند و در آخر دوره مالی نیز این حساب ها بسته می شوند و مانده این حساب ها به سال بعد منتقل نمی شود .همانطور که گفتیم به دلیل عدم انتقال مانده این حساب های هزینه و درآمد لزوما این حساب ها در ابتدای دوره مالی نیز بدون مانده از قبل هستند .و در هنگام تشکیل و افزودن حساب هم آرتیکل مروبوز بدون ثبت مانده از قبل به ثبت می رسد .
اگر حساب هزینه ها و درآمدها و یا هر حساب کل دیگری را بگشائیم حساب های معین با تکرار سه خط فاصله هزینه اغذیه و یا سه خط فاصله درآمد حقوق خوانده می شود که این سه خط فاصله خود می تواند ملاک حساب معین بودن آن باشد .. اگر حساب های معین مورد نظر ما در لیست نبود با پائین آمدن در فهرست به بخشی می رسیم که سه خط فاصله افزودن حساب می گوید که از این بخش در هر دسته و یا حساب کل می توانیم حساب معین در آن حساب کل ایجاد کنیم .اغلب حساب های معین نیز دارای حساب جزئی هستند که ما می توانیم حساب جزئی آن را که با شش خط  فاصله برای ما خوانده می شود ایجاد کنیم .

در ایجاد حساب معین و یا تفصیلی عناوین خاصی از ما می خواهد که ما می توانیم با درج آن نسبت به تکمیل اطلاعات حسابداری و کنترل دقیق حساب و کتاب هایمان اقدام نمائیم .
در افزودن حساب معین اغلب نام حساب را در آرتیکل اول و توضیحات را در آرتیکل دوم و مانده اول دوره را در آرتیکل سوم می خواهد و سپس در برخی از حساب ها بدهکار بودن و یا بستانکار بودن را دارد که ما نیازی نیست در آن تغییری بدهیم و در واقع حسابداران حرفه ای از آن بهره می برند و کاربرد چندانی ندارد و نرم افزار هم خودش تعریف شده است و بعد از آن ثبت را انتخاب می کنیم .با انجام این اعمال در واقع حساب معین ایجاد کرده ایم .مختصر این نرم افزار محدودیت هائی دارد که برای بار اول دچار مشکلات می شویم اما با تکرار آن این نقایص از بین می رود .مثلا همین که عنوان حساب و توضیحات و مانده اول دوره را در آرتیکل اول می خواند و با دقت باید ما موارد خواسته شده را یکی یکی وارد کنیم .

غرض از مانده اول دوره همانا این مسئله است که ما صرفا قصد داریم از اول اردیبهشت مثلا حسابداری ما را ثبت کنیم بدین منظور باید مانده حساب هایمان در بانک و یا حتی کیف پول و گاوصندوق و یا … را ثبت کنیم و برای سهولت از این مبالغ تحت عنوان مانده اول دوره یاد می شود و با درج این اعداد خیلی ساده به اطلاعات دقیق دست می یابیم و  خود نرم افزار عملیات ما را کامل می کند .-
ما برای شروع به کار با نرم افزار حسابداری باید اقدام به معرفی حساب های بانکی خود نمائیم و مانده اول  دوره این حساب ها را تعیین نمائیم . بخاطر همین منو حساب ها و سر فصل بانک ها را می گشائیم .در این منو افزودن حساب بانکی داریم که با انتخاب آن صفحه ای باز می شود که ایجاد حساب است و نام بانک و کد بانک و شماره حساب بانکی و شماره کارت و شماره شبا  و مانده اول دوره را می خواند و ما به ترتیب باید حرکت کنیم و موارد را کامل کنیم .برای انتخاب بانک در این نرم افزار کمی محدودیت داریم بدین گونه که با انتخاب بانک منو گرافیکی باز می شود که تعداد سی و شش آیکون گرافیکی در آن در نظر گرفته شده است متاسفانه این منو توسط صفحه خوان پشتیبانی نمی شود و از ده ستون دوازده ردیفی هم شکل یافته اما با انتخاب هر کدام و نشستن در جایگاه نام بانک را برای ما می خواند .در واقع کمی سر به سر ما گذاشته شده است .با کمی کنکاش و تلاش و یا استفاده از بینا می توان به آن دست یافت برخی اطلاعات از نوع کد شعیه و شماره حساب و کارت که اختیاری است و می توان با اعداد فرضی آن را کامل کرد به گونه ای که بتوان تشخیص دهیم کدام حسابمان است اما باید مانده اول دوره دقیق باشد .بعد از تکمیل ثبت اطلاعات را می زنیم و در واقع حساب بانک را در نرم افزار ایجاد می کنیم .و اگر حساب های متعدد داشته باشیم به ترتیب ایجاد می کنیم .

افتتاح حساب های گروه دارائی و بدهی و اشخاص و غیره هم خیلی راحت تر از حساب بانک است البته تاکید می کنم که همه حساب های دارای مانده اول دوره هستند الا هزینه ها و درآمدها و یا حساب هائی که بعد از شروع دوره مالی  .یعنی ما حساب بانکی را که در امروز افتتاح می کنیم دارای مانده اول دوره نیست بلکه علاوه بر ثبت و ایجاد حساب جدید بدون مانده اول دوره اقدام به صدور سند انتقال زده و بدینوسیله مانده آن را تعیین می کنیم .

در این خلال اعضا منزل هم در بخش حساب ها داریم که اقدام به معرفی آنان در صورتی که موثر هستند در حسابداری ما ثبت می کنیم .برای ثبت اعضا منزل نام مورد نظر و انتخاب عکس که نیازی برای نابینا نیست و توضیحات لازم می کنیم و آن را ثبت می کنیم .و این مورد در صدور سند و در انتهای آن موثر است دکمه بعد از توضیحات در سند مربوط به انتخاب عضو است و دکمه بعدی همانا بواسطه آن می توان انتخاب عضو را حذف کرد .. متاسفانه در این نرم افزار انتخاب اعضا صرفا در هزینه و درآمد موثر است و در عملیات دیگر حسابداری من نتوانستم موارد تاثیر آن را بیابم .و در بخش گزارشات صرفا گزارش درآمدی و هزینه ای این اعضا را نشان می دهد .

مثل اینکه این بخش به درازا کشیده شد .دوستان عزیز قطعا تا زمانیکه نرم افزار را نصب نکرده باشید این توضیحات برایتان سنگین خواهد بود .اما با نصب نرم افزار و گردش کلی و سپس مطالعه این راهنمائی ها از منوی نرم افزار به مطالب مهمی دست خواهید یافت و نظارت عمیق و دقیق تری از منابع مالی خودتان خواهید داشت .

اما امکان مشاهده حساب ها و ویرایش و همچنین حذف حساب های افزوده شده هم توسط ما وجود دارد البته با کمی مشکل و اینکه دکمه ها را صفحه خوان پشتیبانی نمی کند  اما با کمی دقت می توانیم نسبت به ویرایش و یا حذف آن حساب اقدام نمائیم .

من در بخش بدهکاران اقدام به افتتاح حساب اشتباهی نمودم بدین گونه که با انتخاب بدهکاران و انتخاب افزودن حساب ، حساب معین دکان را درج کردم و بعد از تکمیل توضیحات و مانده اول دوره که نداشت و در خلال دوره مالی آن را ایجاد کرده بودم و بدون تغییر تیک های موجود حساب را ذخیره نمودم اما بزودی در یافتم که اشتباه این حساب را ایجاد نمودم هر چند که بدون ثبت مانده اول دوره این حساب تاکنون تاثیری در روند حسابداری من نداشت اما تصمیم به حذف آن گرفتم .به بخش بدهکاران رفتم و حساب مذکور را انتخاب کردم و با یک دکمه و حرکت بر روی صفحه و انتخاب دکمه مقابلش عنوان حساب را گم نمودم ؟بله گم نمودم و با بالا و پائین رفتن متوجه شدم که به دلیل عدم پشتیبانی صفحه خوان نام حساب مذکور را نمی گوید و عنوان حساب را بیان می کند و در صفحه خوان جدید عبارت خارج از فهرست هم تکرار می شود دستم را بر روی این حساب گذاشتم و به سمت چپ صفحه بردم و سه دکمه برایم خواند که با استفاده از این دکمه ها می توان عملیاتی را انجام داد دکمه اولی کلا منو بدهکاران را می بندد .منوی دومی و انتخاب آن امکان ویرایش نام و مانده را به ما می دهد .دکمه سومی نیز با انتخابش پیغام می دهد که آیا می خواهید این حساب را حذف کنید که با انتخاب بله این حساب حذف خواهدشد . لازم به ذکر است که من با نگاه سطحی به نرم افزار هلو نتوانستم این نوع حساب ها را دریابم و دسترس پذیری پارمیس بیشتر از هلو است .متاسفانه برخی پیام های من در همراه اول بصورت لترسی لترسی … خوانده می شود که در نرم افزار هلو نیز این عبارت را شنیدم ولی در نرم افزار پارمیس دقیقا صفحه کلید عددی به سادگی قابل کنترل است و صفحه کلید حروف هم کاملا پشتیبانی می شود .دسته بندی این نرم افزار کاملا منطقی است هرچند که هنوز در حال تکمیل است و دوره مالی صرفا در فروردین امسال به آن افزوده شد .گزارشات پارمیس کامل تر از هلو است .سند در پارمیس صدورش ساده تر از هلو و بسیار راحت است برای کلیه افراد آشنا و یا نا آشنا به حسابداری است .

خوب دوستان عزیزم من با آوردن این راهنمائی ها قصد داشتم که شما را با منو و برخی اصطلاحات حسابداری آشنا کنم .البته این آشنائی بدون سوال و جواب و کار هرگز به آگاهی منجر نخواهد شد .اما این مطالب همواره در این محله است و هر موقع که شما با این حقیر تماس بگیرید این حقیر در حد توان شما را راهنمائی خواهم کرد .

ضمن اینکه راهنمائی این نرم افزار هنوز به اتمام نرسیده است و جلسه بعد قطعا مرور گزارشات و سایر منوی نرم افزار است .

دوستان عزیز تا جلسه بعد همه شما را به خدا می سپارم .