درود

آموزش حسابداری 4

پس از معرفی نرم افزار حسابداری و منوهای این نرم افزار تاکنون توانستیم بخش تراکنش ها و حساب ها را برایتان بازگو نمائیم و در این میان مختصری از ماهیت حساب ها گفتیم سپس مروری بر مطالب ارائه شده داشتیم و اکنون قصد داریم بند دیگر از منوی نرم افزار که همانا گزارش گیری و تهیه گزارشات مختلفبنا به اطلاعات نرم افزار نمائیم . برای تهیه گزارشات واقعی همانطور که قبلا هم عنوان شد باید اطلاعات صحیح را در حساب ها وارد کرده باشیم و اغلب این گزارشات در واقع مانده آخرین را به ما در حساب مشخصی ارائه می کند .حالا که همه موارد را دقیقا وارد نمودیم برای گزارش گیری اقدام می نمائیم .

از منوی اصلی نرم افزار که قبلا هم گفتیم با عنوان دکمه بدون بر چسب پشتیبانی می شود و در قسمت بالائی سمت راست صفحه قرار دارد به بخش منوی نرم افزار می رویم . ازبالا به سمت پائین حرکت می کنیم بعد از صفحه اصلی و تراکنش ها و حساب ها به ردیف گزارشات می رویم ، تا اینجا نرم افزار منو را پشتیبانی می کند اما با باز کردن بخش گزارشات ما شش آیکون داریم در دو ردیف سه ستونی که هنگامی که در روی آن قرار می گیریم نرم افزار صدائی می کند و معلوم می شود که ما روی آیکونی قرار داریم و در تاکبک جدید هم داخل جدول و بیرون جدول را به ما اعلام میکند .خلاصه زیاد سخت نیست و خیلی راحت می توانیم جای گزارش مورد نظر خودمان را پیدا کنیم و اغلب در ردیف دوم و آیکون وسطی مورد نظر ما است . اما ما مختصری از آیکون های دیگر را بررسی می کنیم .

اولین آیکون از سمت راست در ردیف اول مربوط به تهیه گزارش اعضا است .با انتخاب این آیکون منویی گشوده می شود که اعضا معرفی شده توسط ما را نمایش می دهد .با انتخاب عضو مورد نظر صفحه بعدی بالا می آید که مربوط به هزینه ها و درآمدها است در گزارشات این نرم افزار متاسفانه صفحه خوان از سمت چپ می خواند یعنی می گوید اگر ما هزینه ها را انتخاب کنیم ابتدا عدد صفر را می خواند و بعد مانده و سپس عنوان حساب کل یعنی هزینه ها را می خواند و این خواندن در درآمدهای عضو مورد نظر ابتدا عدد مانده درآمدها را می خواند و بعد عدد صفر و سپس عنوان حساب کل درآمدها را می خواند .این هم تنها به دلیل این است که ماهیت هزینه ها بدهکار است یعنی اعدادی که قرار می گیرند در ستون بدهکار که اغلب از سمت راست اولین ستون است می آید و نباید هزینه ها دارای مانده بستانکار باشند و بالعکس درآمدها نیز ماهیت بستانکار دارند یعنی تمام تراکنش ها طوری ثبت می شوند که مانده بستانکار برای درآمد باید ثبت شود و اغلب ستون بدهکار آن فاقد عددی می باشد .چون در بخش صورتحساب هزینه ای و درآمدی عضو هستیم لزوما این اعداد بدهکار و بستانکار با هم مساوی نیستند و آن هم تنها به دلیل جزئی بودن عملیات حسابداری عضو مذکور است ولی در کل آن تمامی مانده ها بدهکار با تمامی مانده بستانکار باید مساوی باشند که در گزارش اصلی به آن توجه خواهد شد .
حالا اگر بخواهیم حساب معین هزینه ها را برای عضوی ببینیم با کلیک بر روی هزینه ها منوی دیگری باز می شود که تمامی حساب های معین دارای تراکنش و یا فاقد تراکنش در آن موجود هستند  و می  توانیم اعداد هزینه شده در بخش مورد نظر برای عضو مورد نظر را ببینیم .پس همانطور که گفته شد برای اعضا لزوما هزینه و درآمد محقق شده برای عضو که در سند حسابداری در بخش پایانی عضو را درج کرده ایم بالا می آید و سایر موارد اگر ما عضو را هم معرفی کرده باشیم تاثیری ندارد و فعلا مانده برای آن تعیین نمی شود .

آیکون دوم در ردیف اول و در واقع آیکون وسطی ردیف اول اختصاص دارد به تعیین محاسبه تراکنش ها که با عناوین : تمام تراکنش ها ، امروز ، این هفته ، این ماه ، امسال و تاریخ دلخواه است باز می شود .ما بارها امتحانش کرده ایم و برای ما که برای اولین بار و سال اول داریم از این نرم افزار بهره می بریم بهترین حالت همانا انتخاب تمام تراکنش ها است .با انتخاب این تراکنش ها یعنی همه تراکنش ها ما قادر خواهیم بود تا یک گزارش منطقی و واقعی برای خود تهیه کنیم .و مابقی این آیکون ها برای چند حساب مثل درآمدها و هزینه ها و صندوق و بانک ها در صفحه اول کمی کاربرد دارند اما نرم افزار به دلیل نقص قادر به ارائه سایر اطلاعات مناسب برای ما نیست .همانطور که قبلا بیان شد برخی آیکون ها و میان بر در صفحه اصلی قرار دارند از جمله آن گزارش مانده حساب ها در صفحه اول است که برای ما کاربرد ندارد ولی شاید برای برخی مناسب باشد .که من لزوم استفاده از آن را برای نابینایان مناسب نمی بینم .. این منو علاوه بر امکان آن در ردیف وسطی ردیف اول هست در بخش صفحه اصلی در بخش بالای صفحه و در زیر منو نرم افزار هم با کلمه حسابداری موجود است و باید دقت شود که این گزارش بر روی تمام تراکنش ها برای سال اول تنظیم شود تا ببینیم که برای سال های بعدی چطور می شود . ضمنا شما می توانید از گزینه های دیگر هم استفاده کنید اما برای من گنگ بود و گزارشات ناقصی ارائه می کرد .و همچنین می توانید تاریخ دلخواه را هم به راحتی به نرم افزار بدهید و گزارش تهیه فرمائید .برای تعیین تاریخ دلخواه همانند سند حسابداری باید عمل شود یعنی اینکه به بخش تاریخ شروع می رویم و دکمه تاریخ را باز می کنیم و با کم یا زیاد نمودن روز و ماه آن هم به طرقی که قبلا گفته شد اگر بخواهیم عدد روز درون کادر را کم کنیم برای هر عدد کم نمودن به بالای کادر می رویم و دو ضربه می زنیم و بعد از تنظیم تاریخ دکمه تائید را می زنیم و روز مورد نظر ما معرفی می شود و ما می توانیم مانده حساب هایمان در باره زمانی تعیین شده را ببینیم .

ردیف اول ستون سوم همانا تهیه صورتحساب بصورت ریز آن برای عناوین حساب های مختلف است با انتخاب آیکون آن منویی بالا می آید با عناوین زیر : انتخاب حساب که خودش در واقع دکمه است و با انتخاب آن تمامی حساب های کل بالا می آیند .با انتخاب هر حسابی و ضربه زدن بر روی آن حساب های معین و حساب های جزئی باز شده و با انتخاب آن بر روی منو می نشیند .با حرکت انگشت بر روی صفحه به دکمه دیگر می رسیم که در واقع تاریخ شروع صورتحساب را باید تعیین کنیم و دکمه بعدی نقطه پایان تاریخ صورتحساب است و با ادامه حرکت به دکمه تائید می رسیم که با انتخاب آ« صورتحساب با ستون های مانده و مبلغ تراکنش و تاریخ به همراه توضیحات آ« ظاهر می شود و ما به راحتی می توانیم مانده حساب و گردش حساب مورد نظر را ببینیم .و ریز تراکنش ها و مانده روز معین و یا دوره معینی را مشاهده کنیم .. در این گزارش اگر ما محدوده زمانی مشخص هم نداشته باشیم و تاریخی تعیین نکنیم باز هم از ابتدای دوره مالی تا روز حاضر می توانیم گردش حساب مورد نظرمان را ببینیم .و نیازی به تکمیل فیلدهای تاریخ شروع و پایان نیست .
تذکر : برای من صورتحساب صندوق به راحتی بالا نیامد ولی با کنکاش توانستم راه حلی برایش بیابم در واقع شاید بخاطر اینکه حساب جزئی برایش معرفی نکردم این مشکل به وجود آمده که با انتخاب در فهرست کثلا کیف پول و برگشت انگشت خود به دکمه خارج از فهرست می رسیم که با انتخاب آن در واقع کیف پول در منوی ما می نشیند و ما می توانیم با زدن دکمه تائید گزارش کاملی از صندوق و کیف پول و یا منزل دریافت کنیم .
من توضیح دیگری برای این بخش نمی بینم و فقط دو تیک دارد که بسته به انتخاب خودمان می توانیم برای تهیه همان گزارش تغییرش دهیم .

ردیف دوم در ستون اول که فایل خروجی اکسل است و متاسفانه من هنوز نتوانستم آن را راه بیندازم و از کسانی که با این نرم افزار کار کرده اند و توانسته اند درخواست می کنم تا آن را برای همگان توضیح دهند .من با انتخاب آن پیامی دریافت می کنم که هنوز فایل اکسلی ساخته نشده است .

اما ردیف دوم و ستون دوم و یا وسطی  ، دقیقا گزارش کاملی از مانده حساب ها ارائه می کند .تمامی حساب ها در طول سال مالی مورد نظر به تاریخ روز مانده آنها نمایش داده می شود .با انتخاب این آیکون منوی حساب های کل اعم از هزینه ها و درآمدها و صندوق ها و بانک ها و بدهکاران و بستانکاران و دارائی و بدهی ها می آیند .پیشتر گفتم که هزینه ها ، صندوق ها ، بانک ها ، بدهکاران ،دارائی ها دارای ماهیت بدهکار هستند یعنی یا مانده ندارند و یا اینکه مانده اینان لزوما در ستون بدهکار ثبت می شود .و بستانکاران و درآمدها و بدهی ها و سرمایه نیز لزوما دارای ماهیت بستانکار هستند و دارای مانده بستانکار می باشند و در این تراز آزمایشی ستونی جمع هر دو بخش باید مساوی باشد . . همانطور که در بخش گزارش اعضا گفتیم هر کدام از این حساب های کل به حساب های معین و جزئی تقسیم می شوند با این تفاوت که هزینه ها و مابقی حساب های کل با انتخاب آنها تمامی حساب های معین آن باز می شوند و مانده هر کدام بصورت حساب معین نشان داده می شود و برای مشاهده حساب جزئی با انتخاب هر کدام از حساب های معین حساب های جزئی در زیر همان حساب به نمایش در می آیند و ما می توانیم مانده هر حساب را مشاهده کنیم .
با انتخاب حساب کل بانکها حساب معین بانک های مندرج در نرم افزار بالا می آید و ما به راحتی می توانیم مانده حساب بانکی خودمان را مشاهده کنیم و اگر در مانده آن با بانک مغایرت داشتیم به سادگی با دریافت صورتحساب از بانک و مقایسه با صورتحساب خودمان که از بخش صورتحساب آن را باز خوانی میکنیم به سهولت به رفع مغایرت بانکی اقدام خواهیم کرد .

در ردیف دوم ستون سوم مربوط به نمودار هزینه ها و درآمد ها است که نمودار آن بالا می آید و ما فقط می توانیم با انتخاب دکمه ها نمودار هزینه ها و یا در آمدها را انتخاب کنیم و نصیب دیگری برایمان نیست و صفحه خوان پشتیبانی نمی کند این بخش را برای من و شما و اگر بخواهید صرفا مانده را از بخش تراز آزمایشی یعنی همان ردیف دوم و آیکون وسطی باید بخوانیم .

دوستان عزیز بعد از درج حساب ها این بخش نیز برای کنترل حساب ها و مانده اینها مهم است و امیدوار هستم که شما بتوانید به راحتی اقدام به تهیه گزارشات نمائید .تا جلسه بعد بدرود.